ISO 9001 Partos: praktisch stappenplan voor ontwikkelingsorganisaties

1. Behoud uw bestaande ISO 9001 structuur

U hoeft uw kwaliteitsmanagementsysteem niet opnieuw op te bouwen. Begin met wat er al is en bepaal waar de aanvullende Partos-eisen daarin een plaats krijgen. Denk bijvoorbeeld aan zaken als context- en stakeholderanalyse, risico- en kansenregister, procesbeschrijvingen, interne audits, managementreview en corrigerende maatregelen. Veel Partos-eisen kunnen als aanvullende criteria aan deze bestaande processen worden toegevoegd. Zo blijft uw managementsysteem overzichtelijk en voorkomt u dat er naast uw ISO 9001-systeem een afzonderlijk Partos-systeem ontstaat.

2. Voeg integriteit toe aan uw managementsysteem

Integriteit is een belangrijk aandachtspunt binnen Partos 9001. De norm vraagt om een structurele aanpak van integriteit en om voorzieningen die bijdragen aan integer handelen binnen de organisatie. Kijk daarom of uw bestaande beleid en procedures voldoende zijn en leg bijvoorbeeld vast: een gedragscode, een klokkenluidersregeling, een meldprocedure voor misstanden, beleid tegen fraude en andere vormen van ongewenst gedrag en een pre-employment screening. De update van Partos 9001 uit 2023 bevat onder meer aanvullende aandacht voor pre-employment screening en integriteitsvoorzieningen. Het uitgangspunt is daarbij niet alleen dat u beleid heeft opgesteld, maar ook dat u kunt aantonen dat dit beleid daadwerkelijk onderdeel is van uw organisatie en wordt toegepast.

3. Breid uw stakeholdermanagement uit

ISO 9001 vraagt al om inzicht in de relevante belanghebbenden van uw organisatie. Voor een ontwikkelingsorganisatie is het belangrijk om deze analyse te vertalen naar de specifieke context van internationale samenwerking. Door deze partijen expliciet mee te nemen in uw stakeholderanalyse, krijgt u beter zicht op de eisen en risico’s die relevant zijn voor uw organisatie en projecten.

4. Leg uw partnerbeheer vast

Lokale partnerorganisaties spelen bij veel ontwikkelingsorganisaties een belangrijke rol bij de uitvoering van projecten. Dat maakt zorgvuldig partnerbeheer een essentieel onderdeel van kwaliteitsmanagement. Leg daarom vast hoe u partners selecteert, beoordeelt, monitort en evalueert. Denk bijvoorbeeld aan: selectiecriteria voor partners, due diligence, beoordeling van integriteitsrisico’s, afspraken over verantwoordelijkheden en rapportage, monitoring van partnerprestaties en periodieke evaluatie van de samenwerking. Maak daarbij duidelijk welke criteria u hanteert en hoe u kunt aantonen dat u deze in de praktijk toepast.

5. Maak resultaten en maatschappelijke impact meetbaar

Een ISO 9001-managementsysteem richt zich onder meer op het beheersen en verbeteren van processen. Voor ontwikkelingsorganisaties is daarnaast de vraag belangrijk wat deze processen en projecten daadwerkelijk opleveren. Gebruik daarom relevante indicatoren om resultaten te monitoren. Afhankelijk van uw organisatie en projecten kunt u bijvoorbeeld kijken naar: het aantal bereikte begunstigden, de mate waarin projectdoelstellingen zijn gerealiseerd, projectresultaten en maatschappelijke effecten, partner- en donortevredenheid en resultaten uit Monitoring & Evaluation (M&E). Het gaat hierbij niet om het verzamelen van zoveel mogelijk cijfers. Kies indicatoren die daadwerkelijk inzicht geven in de effectiviteit van uw activiteiten en gebruik de resultaten om te leren en bij te sturen.

6. Breid uw risicomanagement uit

Ook voor ISO 9001 is risicomanagement een belangrijk onderdeel van het managementsysteem. De internationale context waarin ontwikkelingsorganisaties opereren kan echter aanvullende risico’s met zich meebrengen. Beoordeel daarom of uw bestaande risicoanalyse voldoende rekening houdt met bijvoorbeeld risico’s op het gebied van fraude, corruptie, integriteit, reputatie en projectuitvoering en de afhankelijkheid van partners. Leg niet alleen de risico’s vast, maar bepaal ook welke beheersmaatregelen nodig zijn en hoe u controleert of deze maatregelen effectief zijn.

7. Gebruik uw managementreview

De managementreview (of directiebeoordeling) is een goed moment om de prestaties van uw organisatie integraal te beoordelen. U hoeft hiervoor geen afzonderlijk Partos-overleg op te zetten. Neem Partos-specifieke onderwerpen op in de bestaande agenda, bijvoorbeeld: integriteitsincidenten en meldingen, partnerprestaties, feedback van donoren en andere stakeholders, projectresultaten en impact, relevante ontwikkelingen en verantwoordingsverplichtingen, risico’s en beheers- en verbetermaatregelen. Zo krijgt het management niet alleen inzicht in de werking van het kwaliteitsmanagementsysteem, maar ook in de specifieke onderwerpen die voor de organisatie als ontwikkelingsorganisatie van belang zijn.

8. Integreer Partos 9001 in uw auditprogramma

Tot slot is het belangrijk om niet alleen procedures en documenten te beoordelen, maar ook te controleren of de Partos-afspraken in de praktijk worden nageleefd. Voeg daarom Partos-specifieke vragen toe aan uw bestaande interne auditprogramma. Denk bijvoorbeeld aan:

• Wordt het integriteitsbeleid daadwerkelijk toegepast?
• Zijn partnerselecties aantoonbaar uitgevoerd volgens de vastgestelde criteria?
• Zijn vereiste screenings uitgevoerd?
• Worden partnerprestaties gemonitord en geëvalueerd?
• Worden ervaringen en lessen uit projecten gebruikt voor verbetering?
• Worden relevante risico’s periodiek beoordeeld?
• Is de governance effectief en worden verantwoordelijkheden duidelijk ingevuld?

Door Partos 9001 onderdeel te maken van uw bestaande auditprogramma, houdt u het managementsysteem geïntegreerd en blijft u continu werken aan verbetering.